Einkauf

Bestellvorschläge werden in MegaPlus^® permanent erzeugt und stehen jederzeit zur Verfügung. Folgende Vor­gehens­weisen werden bei der Generierung von Bestell­vorschlägen unterstützt:

• Spezial­artikel, die nicht disponiert werden sollen, erscheinen nicht im Bestell­vorschlag
• Bedarfsartikel werden erst bei Vorlage eines Kunden­auftrags beschafft
• Bei Standardartikeln kann die Disposition über einen festen Mindest­bestand vor­ge­nom­men werden
• Auf Standard­artikel kann neben dem Mindest­bestand zusätzlich eine Saison­steuerung angewendet werden, damit saisonale Einflüsse berück­sichtigt werden können
• Aus den durch­schnitt­lichen Verkäufen der letzten 24 Monate kann die Beschaffung auch über einen variabel errechneten Mindest­bestand erfolgen. Extrem hohe Abweichungen vom durch­schnitt­lichen Bestand werden automatisch eliminiert
• Artikel, die über den variablen Mindest­bestand disponiert werden sollen, können anhand der Saison­steuerungs­tabelle im Bestell­vorschlag noch besser berücksichtigt werden
• Bei Bedarfs­artikeln, die kunden­individuell zu beschaffen sind, kann über das Dispositions­verfahren der Bezug zwischen Auftrag und Lieferanten­bestellung mit entsprechendem Hinweis im Waren­eingang hergestellt werden
• Wurde einem Lager ein Bezugs­lager zugeordnet, kann die Disposition von Artikeln in diesem Lager durch eine Lager­um­buchung aus dem Bezugs­lager erfolgen

Die Aufforderung einer autorisierten Stelle (z. B. material­anfordernde Kosten­stelle) an den Einkauf, Waren zu beschaffen (z. B. für den internen Verbrauch oder für Produktions­zwecke) und der anfordernden Stelle zu einem bestimmten Termin bereit­zustellen, wird als Bedarfs­meldung verarbeitet.

Bei der Erfassung von Bedarfs­meldungen können die anfordernde Kosten­stelle und der entsprechende Kosten­träger angegeben werden. Bedarfs­meldungen werden in das Bestell­vorschlags­wesen aufgenommen und damit in den waren­wirtschaft­lichen Bestell­ablauf eingereiht. Neben Auswertungen über offene Bedarfs­meldungen wird im Waren­eingang die Zuordnung zu einer entsprechenden Bedarfs­meldung ausgewiesen.

Die generierten Bestellvorschläge können am Bildschirm bearbeitet werden. Grundsätzlich können dabei z. B.

• Lieferanten­konditionen
• Lieferzeiten
• Mindest­bestellmengen
• Staffel­rabatte
• Valuta­daten

abgerufen werden, um durch manuelle Bearbeitung des Bestell­vorschlags die frachtfreie Lieferung oder eventuell vorhandene Fracht­kosten­staffelungen nutzen zu können.
Die bearbeiteten Bestell­vorschläge werden in Bestellungen umgewandelt und können von der Bestell­vorschlags­bearbeitung direkt dem Lieferanten übermittelt werden.

Mit MegaPlus^® ist das Erfassen, Ändern und Löschen von Anfragen an einen Lieferanten, sowie eine vollständige Konditions­verarbeitung möglich.

Anfragen können zeitsparend ohne Neu­erfassung in eine Bestellung um­ge­wandelt und weiter­bearbeitet werden.

Einzelbestellungen können erfasst, geändert oder storniert werden. Eine Liefer­termin­vorgabe ist dabei für jede Bestell­position planbar.
Es besteht die Möglichkeit, sowohl Text­bau­steine als auch frei editierbare Texte in die Bestellung zu über­nehmen. Nach Bestätigung des Artikels und der Mengen werden die Bestell­mengen automatisch in den Bestell­bestand übernommen.

An Lieferanten können Liefer­erinnerungen und Mahnungen bei Über­schreitung des erwarteten Liefer­termins zu einer Lieferanten­bestellung ausgelöst werden. Dazu kann in den Stamm­daten des Lieferanten hinter­legt werden, ob ein Lieferant gemahnt und nach wie viel Tagen der Liefer­termin­über­schrei­tung gemahnt werden soll. Es stehen insgesamt fünf Mahn­stufen zur Verfügung. Über die Text­bau­stein­verwaltung kann jeder Stufe ein entsprechender Mahn­text zugeordnet werden.
Bei der Erfassung einer Lieferanten­bestellung werden die in den Stamm­daten hinterlegten Mahn­werte ein­ge­blendet und können dort individuell über­schrieben werden. Die Über­wachung des Liefer­termins wird über ein Tages-Abschluss­programm gesteuert.

In MegaPlus^® wird eine Rechnungs­eingangs­prüfung für Mengen und Werte der Lieferung und der dazu­gehörigen Lieferanten­rechnung vor­ge­nom­men. Die Rechnungs­prüfung erfolgt über eine Bildschirm­maske, in der alle Bestell­positionen enthalten sind, wobei die Einkaufs­preise der Bestellung über­schrieben werden können.
Ebenfalls können Sammel­rechnungen von der Rechnungs­prüfung bearbeitet werden. Hierfür stehen in diesem Fall sämtliche Waren­eingänge des Lieferanten zur Verfügung, die bisher nicht berechnet worden sind. Es können außerdem vom Lieferanten gewährte Gutschriften, sowie berechnete Neben­kosten erfasst und korrigiert werden.

Die mit einer Rechnungs­eingangs­prüfung erfassten Lieferanten­rechnungen stehen jederzeit im Rechnungs­prüfungs­archiv zum Abruf bereit.

Mit Hilfe dieser Funktionalität können Reklamationen an Lieferanten vollständig abgewickelt werden. Dabei werden bestands­verändernde und bestands­neutrale Reklamationen unterstützt, wobei die Belastungen in der Rechnungs­eingangs­prüfung in Form einer Gutschrift einbezogen werden.

Das Bestellarchiv ermöglicht den Abruf aller Bestellungen, die dem System bekannt sind und die nach unterschiedlichen Kriterien selektiert werden können. Leistungs­fähige Such­funktionen ermöglichen einen schnellen Zugriff auf die jeweils gewünschten Daten.
Neben der ursprünglichen Bestellung können auch sämtliche entsprechende Waren­eingänge aufgelistet werden.

Das Informations­system bietet vielfältige Auskunfts­möglichkeiten über die Vorgänge im Einkauf.
Übersichtlich gestaltete Auswertungen erlauben es Ihnen, in kurzer Zeit die gewünschten Informationen zu finden. Es können u. a. folgende Listen ausgegeben werden:

• Bestell­termin­überwachung
• Liefer­termin­überwachung
• offene Bestellungen
• Bestellarchiv
• Rechnungs­prüfungs­journal
• Reklamationen (lieferanten- und artikelbezogen)
• abgewiesene Bestell­vorschläge
• Artikel in Bestellungen